Wat als je het kloppende hart van de gemeentelijke besluitvorming kon zijn? Heb jij altijd al willen weten wat er precies gebeurt in de wekelijkse collegevergadering van Burgemeester en Wethouders en wil je graag helpen die vergadering zo goed mogelijk te laten verlopen? 

WAT GA JE DOEN ALS MEDEWERKER BUREAU SECRETARIS? 

Bij Bureau Secretaris is geen dag hetzelfde. Als ondersteunend bureau van de gemeentesecretaris zorg je ervoor dat bestuurlijke besluitvorming ordentelijk, gestructureerd en soepel verloopt. Samen met je collega en de collegesecretaris bereid je college-agenda's voor die bijdragen aan goede besluitvorming. 

Je houdt nauw contact met persvoorlichting, Bureau Griffie, woordvoerders, bestuursadviseurs en alle afdelingen die collegevoorstellen inbrengen. Je zorgt dat de juiste stukken op tijd op de juiste plek staan, helpt collega's in dit proces en draagt zorg dat besluiten via Bureau Griffie naar gemeenteraad en stad gaan. Daarnaast werk je mee aan het verbeteren van bestuurlijke besluitvorming en help je de organisatie bij het aanleveren van stukken.  

WAAROM KIEZEN VOOR DEZE FUNCTIE?  

Je komt terecht in een hecht team van drie mensen en dat centraal staat in de bestuurlijke besluitvorming van de gemeente. Als spil tussen plannen en praktijk maak je het verschil in hoe belangrijke besluiten daadwerkelijk hun weg vinden naar uitvoering. Je krijgt de kans om initiatief te nemen en de kwaliteit van gemeentelijke besluitvorming écht te verbeteren.  

DIT KUN JE VAN ONS VERWACHTEN 

• Salaris tot maximaal € 4.383,00 bruto per maand (schaal 8) o.b.v. 36-urige werkweek, plus 17,05% Individueel Keuze Budget. 
• Een contract voor 32 uur per week (1 jaar met uitzicht op vast). (Heb je bij de gemeente Leiden een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, dan behoud je je arbeidsrecht). 
• Een collegiale werkomgeving met korte lijnen, waarbij je niet alleen waardering krijgt voor je werk, maar ook direct bijdraagt aan een betere leefomgeving voor onze inwoners.  
• Hybride werkomgeving met faciliteiten (laptop, telefoon) en een budget om je thuiswerkplek in te richten.  
• Pensioenregeling via ABP en tegemoetkoming zorgverzekering.  
• Thuiswerkvergoeding van € 3,00 netto per dag. 
• Tegemoetkoming in je reiskosten of NS-Business Card.  
• Uitgebreide ontwikkelingsmogelijkheden met trainingen en opleidingen. 
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof bovenop de wettelijke regeling.  
• Vitaliteitsmogelijkheden zoals stoelmassage, kickboksen en lunchwandelingen.    

Er is meer. Bekijk hier het overzicht van alle arbeidsvoorwaarden.  

 

DIT NEEM JIJ MEE 

Jij bent een collega die het prettig vindt afwisseling te hebben tussen solistisch, soms in duet, nauwkeurig te werken en in teamverband samen verbeterpunten op te pakken. Je bent communicatief vaardig in de ondersteuning naar collega’s in de organisatie. Je kan, ook onder druk, zorgvuldig werken. Je hebt oog voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en overziet het gemeentelijke besluitvormingsproces. Je bent betrouwbaar, discreet en hebt een dienstverlenende instelling.  Doordat we wekelijks een deadline hebben is het fijn dat je stess-bestendig bent.

Verder vragen wij van jou: 

• Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) heeft geen geheimen voor jou. 
• Ervaring met JOIN is een pre. 
• Minimaal MBO werk en denkniveau.  
• Zeer goede kennis van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. 

ONZE AFDELING 

Onze afdeling Bestuur & Communicatie maakt deel uit van het Cluster Interne Dienstverlening en Advisering (IDA). Binnen de afdeling Bestuur & Communicatie valt het Team Bestuursondersteuning, waar je komt te werken. Samen met collega’s van met name de Team Communicatie & Participatie en Strategie & Bestuur staan jullie het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie bij, zodat zij succesvol kunnen opereren en het vertrouwen kunnen genieten van de gemeenteraad, burgers en partners in de stad en de regio.  

Hierbij stellen enkele teamleden zich graag voor:  
Melissa: “Het is bijzonder om de schakel te zijn tussen het college van burgemeester en wethouders en de opstellers van voorstellen. Het is fijn om te werken als medewerker bureau secretaris, omdat je met veel verschillende collega’s van verschillende afdelingen contacten hebt, van projectbureau tot aan de gemeentesecretaris. Dit maakt het werk leuk!"

Kees: “Als collegesecretaris schuif ik iedere dinsdag aan bij het college. De genomen besluiten koppel ik terug naar de organisatie. Bureau Secretaris speelt een belangrijke rol in de verwerking en is schakel richting Bureau Griffie en pers. Ik waardeer het enorm als jij als medewerker Bureau Secretaris gestructureerd werkt en zowel flexibel bent, als goed in het aangeven van grenzen.”  

WE MAKEN GRAAG KENNIS MET JE 

Enthousiast geworden? We nodigen je van harte uit om te solliciteren. Probeer in je brief zo goed mogelijk aan te geven waarom je graag solliciteert op deze functie en waarom je denkt dat jij degene bent die we zoeken. Wees daarbij vooral jezelf. Wij omarmen de diversiteit van al onze collega’s en zijn oprecht benieuwd naar jou. We zien je sollicitatie graag tegemoet uiterlijk zondag 24 augustus 2025.  

De briefselectie vindt plaats op maandag 25 augustus en
de sollicitatiegesprekken op dinsdag 26 augustus 2025. Een eventueel 2e gesprek de donderdag daarop. 
  
Meer inhoudelijke informatie? Neem dan contact op met Karst Doevendans, via 06 4022 4831 (week 31 en32), Anke Scheepmaker via 06 3958 0097 (week 33 en 34). Heb je vragen over het sollicitatieproces, neem dan contact op met Patricia de Beer, corporate recruiter, via 06 5275 7940 (tot 15 augustus) of Marjolein van der Meij via 06 3633 8450 (vanaf 18 augustus). 

Houd er rekening mee dat de vacaturetekst na de sluitingsdatum van deze site verdwijnt. Voor deze vacature werven wij in- en extern tegelijk. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Onder interne kandidaten vallen ook uitzendkrachten die werken voor onze organisaties.

TYPISCH LEIDEN

Leiden is levendig, sociaal en ondernemend. Het is dé stad van kennis en cultuur, met een rijke historie. Daar zijn we trots op. Onze gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een collegiale en open werksfeer, met veel ruimte voor vernieuwende ideeën en een verfrissende blik. Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk en pakken hun werkzaamheden zelfstandig en professioneel op. Onze ambitie is om een wendbare organisatie te zijn die ook een goede afspiegeling is van de diverse inwoners van onze stad. Het maakt niet uit wat je afkomst is, wat je gelooft of van wie je houdt; we willen een organisatie zijn waar iedereen zich thuis voelt!