Wat als je het kloppende hart van de gemeentelijke besluitvorming kon zijn? Heb jij altijd al willen weten wat er precies gebeurt in de wekelijkse collegevergadering van Burgemeester en Wethouders en wil je graag helpen die vergadering zo goed mogelijk te laten verlopen?

WAT GA JE DOEN ALS MEDEWERKER BUREAU SECRETARIS? 

Bij Bureau Secretaris is geen dag hetzelfde. Als ondersteunend bureau van de gemeentesecretaris zorg je ervoor dat bestuurlijke besluitvorming ordentelijk, gestructureerd en soepel verloopt. Samen met je collega en de collegesecretaris bereid je college-agenda's voor die bijdragen aan goede besluitvorming.

Je houdt nauw contact met persvoorlichting, Bureau Griffie, woordvoerders, bestuursadviseurs en alle afdelingen die collegevoorstellen inbrengen. Je zorgt dat de juiste stukken op tijd op de juiste plek staan, helpt collega's in dit proces en draagt zorg dat besluiten via Bureau Griffie naar gemeenteraad en stad gaan. Daarnaast werk je mee aan het verbeteren van bestuurlijke besluitvorming en help je de organisatie bij het aanleveren van stukken.

WAAROM KIEZEN VOOR DEZE FUNCTIE?

Je komt terecht in een hecht team van drie mensen en dat centraal staat in de bestuurlijke besluitvorming van de gemeente. Als spil tussen plannen en praktijk maak je het verschil in hoe belangrijke besluiten daadwerkelijk hun weg vinden naar uitvoering. Je krijgt de kans om initiatief te nemen en de kwaliteit van gemeentelijke besluitvorming écht te verbeteren.

DIT KUN JE VAN ONS VERWACHTEN

• Salaris tot maximaal € 4.297,00 bruto per maand (schaal 8) o.b.v. 36-urige werkweek, plus 17,05% Individueel Keuze Budget.
• Een contract voor 32 uur per week (1 jaar met uitzicht op vast).
• Een collegiale werkomgeving met korte lijnen, waarbij je niet alleen waardering krijgt voor je werk, maar ook direct bijdraagt aan een betere leefomgeving voor onze inwoners. 
• Hybride werkomgeving met faciliteiten (laptop, telefoon) en een budget om je thuiswerkplek in te richten. 
• Pensioenregeling via ABP en tegemoetkoming zorgverzekering. 
• Thuiswerkvergoeding van € 3,00 netto per dag.
• Tegemoetkoming in je reiskosten of NS-Business Card. 
• Uitgebreide ontwikkelingsmogelijkheden met trainingen en opleidingen.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof bovenop de wettelijke regeling. 
• Vitaliteitsmogelijkheden zoals stoelmassage, kickboksen en lunchwandelingen.

Er is meer. Bekijk hier het overzicht van alle arbeidsvoorwaarden. 
 

DIT NEEM JIJ MEE

Jij bent een collega die het prettig vindt afwisseling te hebben tussen solistisch, soms in duet nauwkeurig werken en in teamverband samen verbeterpunten op te pakken. Je bent communicatief vaardig in de ondersteuning naar collega’s in de organisatie. Je kan -ook onder druk- secuur en zorgvuldig werken, denkt mee en geeft advies over het verbeteren van (werk)processen. Je hebt oog voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en overziet het gemeentelijke besluitvormingsproces. Je bent betrouwbaar en discreet en hebt een dienstverlenende instelling. Doordat we wekelijks een deadline hebben is het fijn dat je stress-bestendig bent. Verder vragen wij van jou:

• Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) heeft geen geheimen voor jou.
• Ervaring met JOIN is een pre.
• Minimaal mbo werk en denkniveau.

 

ONZE AFDELING

Bestuur & Communicatie maakt deel uit van de Concernstaf. Binnen de afdeling Bestuur & Communicatie bestaat het team Bestuursondersteuning. In dat team kom je te werken. De Concernstaf helpt de organisatie en het bestuur om in verbinding te werken aan de maatschappelijke opgaven van Leiden. Als strategische partner van directie en bestuur ondersteunen de medewerkers van de concernstaf hen bij het stellen van kaders en het functioneren als één team. Zij kijken met een integrale blik en zorgen voor één taal en één verhaal. Zo dragen ze bij aan betere resultaten voor de stad. Je werkt ook samen met andere ondersteuners in het team en jullie vervangen elkaar bij afwezigheid. Hierbij stellen enkele teamleden zich graag voor:

Melissa: “Het is bijzonder om de schakel te zijn tussen het college van burgemeester en wethouders en de opstellers van voorstellen. Het is fijn om te werken als medewerker bureau secretaris, omdat je met veel verschillende collega’s van verschillende afdelingen contacten hebt, van projectbureau tot aan de gemeentesecretaris. Dit maakt het werk leuk!" Kees: “Als collegesecretaris schuif ik iedere dinsdag aan bij het college. De genomen besluiten koppel ik terug naar de organisatie. Bureau Secretaris speelt een belangrijke rol in de verwerking en is schakel richting Bureau Griffie en pers. Ik waardeer het enorm als jij als medewerker Bureau Secretaris gestructureerd werkt en zowel flexibel bent, als goed in het aangeven van grenzen.”

WE MAKEN GRAAG KENNIS MET JE

Enthousiast geworden? We nodigen je van harte uit om te solliciteren. En alvast één gouden tip: wees jezelf. Wij omarmen de diversiteit van al onze collega’s en zijn oprecht benieuwd naar jou. We zien je sollicitatie graag uiterlijk zondag 22 juni 2025 tegemoet.

De briefselectie vindt plaats op maandag 23 juni 2025 en de sollicitatiegesprekken op woensdag 25 juni 2025. Een eventueel 2e gesprek de vrijdagochtend 27 juni 2025.

Meer inhoudelijke informatie? Neem dan contact op met Kees Holland, Collegesecretaris - Operationeel manager, via 06 4208 1974. Heb je vragen over het sollicitatieproces, neem dan contact op met Patricia de Beer, corporate recruiter, via 06 5275 7940. Houd er rekening mee dat de vacaturetekst na de sluitingsdatum van deze site verdwijnt.

TYPISCH LEIDEN

Leiden is levendig, sociaal en ondernemend. Het is dé stad van kennis en cultuur, met een rijke historie. Daar zijn we trots op. Onze gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een collegiale en open werksfeer, met veel ruimte voor vernieuwende ideeën en een verfrissende blik. Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk en pakken hun werkzaamheden zelfstandig en professioneel op. Onze ambitie is om een wendbare organisatie te zijn die ook een goede afspiegeling is van de diverse inwoners van onze stad. Het maakt niet uit wat je afkomst is, wat je gelooft of van wie je houdt; we willen een organisatie zijn waar iedereen zich thuis voelt!